Los tiempos actuales obligan que en una industria los procesos estén optimizados en cada uno de los aspectos y procesos. Es la única manera posible para que una empresa sea rentable en un mercado tan competitivo. Así, los modernos almacenes experimentan una mayor demanda en el suministro de productos a buen precio a un mercado que espera una rápida gestión desde la realización del pedido, hasta la entrega. Por eso, para poder competir se precisa de una gestión de almacenes de acorde a los tiempos.
Las dos claves principales en una cadena de suministro actual son la disponibilidad inmediata de los productos y que el coste de los mismos sea competitivo. Afortunadamente, los mejores sistemas de gestión de almacenes se ocupan de ambos aspectos y están pensados para integrar todas las funciones en la operatividad de un almacén.
Qué es un sistema de gestión de almacenes
Un
sistema de gestión de almacenes (SGA) no es otra cosa que una aplicación de software que respalda y optimiza las operaciones del almacén y del centro de distribución mediante funciones de gestión automatizadas. Facilita una planificación diaria y un control de los recursos del almacén para transportar y almacenar cada parte de un proceso de inventario.
Un SGA organiza los procesos de inventario de una manera que no están al alcance de los sistemas manuales tradicionales. Un sistema basado en datos optimiza la gestión de productos en tiempo real y con una alta precisión. Además, todos los tipos de sistemas de gestión de almacenes cumplen las siguientes dos tareas.
Intralogística
Se trata de procesos que tienen que ver con el movimiento de productos. La intralogística en la gestión de almacenes implica todas las tareas desde la recepción hasta el envío. Un sistema de gestión de almacén adecuado tiene en cuenta todo el inventario, ya sea en movimiento o estacionario. Toda la información logística relativa a las operaciones del almacén se almacena, supervisa y gestiona dentro de una aplicación de software integrada.
Interlogística
Esta tarea implica la gestión interna de una instalación de almacén, como la identificación de inventario a través de unidades de mantenimiento de existencias individuales e identificación de código de barras. Asimismo, la interlogística también tiene en cuenta la eficiencia de los trabajadores y los equipos.
En las operaciones de almacén de mediana a gran escala, no es posible lograr la máxima eficiencia sin un sistema de gestión basado en software. De igual manera, los beneficios de un SGA convierten la eficiencia en rentabilidad. Hoy por hoy no hay ninguna duda de que un SGA mejora las operaciones del almacén en todos los niveles. Esto incluye actividades como ordenar, recibir, almacenar o guardar, reabastecer, clasificar, recoger pedidos, empaquetar y enviar. Un sistema de gestión de almacén adecuado mejora significativamente las funciones operativas y optimiza el resultado final.
Por qué un SGA
Una aplicación de software basada en datos sustituye de manera eficiente a la vigilancia logística de los gerentes de almacén y les informa en tiempo real de lo que ocurre en cualquier lugar dentro de las instalaciones y en toda la cadena de suministro. Reemplaza la gestión humana, que como es lógico es propensa a errores gestionando información repetitiva y fiable.
Pero las ventajas de un sistema de gestión de almacenes van más allá de proporcionar información en tiempo real. Un SGA también rastrea y entrega información histórica, que puede ayudar a los gerentes a predecir las necesidades futuras que puedan darse. Esta base de datos permite la gestión de inventarios para que siempre se satisfagan las necesidades actuales y se optimice el servicio al cliente.
Independientemente del tipo o del tamaño del SGA, el sistema debe satisfacer las necesidades comerciales. Eso incluye operaciones futuras en las que los sistemas de gestión de almacenes limitados podrían impedir la gestión del crecimiento. El SGA debe estar integrado con los procesos. Parte de un concepto del SGA es la integración con el sistema ERP de planta, dicha integración se encargará de unir lo procesos comerciales del ERP directamente con la gestión del almacén.
El ERP y su modelo de planta es una parte clave de la selección e implementación de un sistema de gestión de almacenes. Es tan importante analizar completamente el panorama general de un almacén como integrar un SGA con las operaciones de primera línea. La mayoría de los proveedores de software SGA incluyen la asistencia ERP como parte de su pack. Este servicio de consultoría es una parte fundamental para adquirir cualquier tipo de sistema de gestión de almacenes.
Funcionamiento de un SGA
Independientemente de que el funcionamiento interno de un sistema de administración de almacén sea más o menos complejo, todos los SGA ofrecen un servicio esencial. Son capaces de crear una base de datos central que devuelva información útil sobre la instalación. Los datos clave incluyen información vital sobre los procesos de flujo de inventario.
Los SGA funcionan informando a los operadores de las instalaciones con datos cruciales sobre las mejores prácticas en la recepción y envío de productos, además de aprovechar al máximo el espacio disponible en el edificio. El software SGA también funciona dividiendo esta información en los siguientes procesos de flujo de inventario por separado.
Recepción y envío
Los sistemas eficaces de gestión de almacenes rastrean y registran todos los aspectos de la recepción y envío de productos. Las aplicaciones SGA hacen esto administrando puntos de datos vinculados a identificadores de productos como códigos SKU, códigos de barras o identificadores de radiofrecuencia (RFID). Un sistema de gestión sabe continuamente cuándo llegan las mercancías y cuándo están destinadas para darles salida.
Almacenamiento en inventario
Un SGA controla con exactitud qué productos hay en un inventario de almacén y dónde están ubicados. Es una información que tiene lugar en tiempo real y el sistema funciona monitorizando las condiciones de almacenamiento, incluida la capacidad del momento. El software del SGA alerta a los trabajadores cuando la capacidad aumenta o disminuye. Un SGA completamente integrado compensará automáticamente las fluctuaciones de existencias en exceso o por defecto.
Manipulación y preparación de pedidos
Un sistema de gestión de almacenes que funcione eficazmente es una herramienta insustituible para la preparación y manipulación de productos incluidos en el inventario. El software SGA avanzado funciona por pedido para planificar las tareas de manipulación y preparación que permiten a los trabajadores alcanzar la mayor eficiencia. Un SGA eficaz funciona en todos los procesos de la instalación, incluido el almacenamiento, las órdenes de producción, el movimiento interno, las actividades de salida y las solicitudes de reabastecimiento de existencias.
Los SGA también funcionan según el principio de mejores prácticas. Esto significa que el software reconoce y recomienda la forma más eficiente y eficaz de administrar el inventario. Dentro de la definición de mejores prácticas, eficiente significa usar la menor cantidad de esfuerzo y efectivo se refiere a obtener el mejor resultado o forma de realizar una tarea. Para el trabajador de la instalación, un SGA funciona proporcionando resultados de forma más rápida, sencilla y económica.
