La obsolescencia en los sistemas de control de la industria

Uno de los grandes problemas a los que se enfrenta antes o después la industria es el de la obsolescencia de los sistemas de control de los que dispone. De ahí que la gestión de la obsolescencia tenga que ocupar un lugar preminente en la hoja de ruta de la compañía. Se trata de evaluar de forma periódica los riesgos e impactos de dicha obsolescencia y planificar e implementar las estrategias necesarias para reducir a la mínima expresión los riesgos. La industria se enfrenta a dos momentos reales en los que la obsolescencia es ya un hecho. Por una parte, el primero se da cuando los elementos ya no están disponibles en los proveedores, pero el fabricante todavía es capaz de resolver esta carencia mediante la reparación y una solución in the house al problema. El segundo momento se presenta cuando las piezas están totalmente obsoletas y ya no son compatibles con el sistema. Uno de los valores más importantes de un sistema de control es su fiabilidad. Los sistemas de control pueden funcionar sin requerir de intervención durante un tiempo considerable, sin embargo, esto puede causar problemas que pueden no ser detectables en un principio. Si tiene lugar un problema y la parte afectada se ha vuelto obsoleta, no siempre es sencillo, repararla o encontrar un recambio. Los sistemas de vida útil relativamente breve y que se actualizan y reemplazan y de manera sencilla, no suelen llegar a la etapa en que la obsolescencia se convierte en un problema. Pero para los sistemas de control de coste importante confiables (y costosos), es un problema que va creciendo con el paso tiempo y que puede dejar en fuera de juego a la empresa. En todo caso, los riesgos relacionados con la obsolescencia de los sistemas de control se pueden reducir considerablemente a través de una gestión eficaz. El riguroso control de la obsolescencia no tiene por qué suponer un coste económico significativo sino más bien al contrario, un ahorro del mismo. Así, evitando que vayan ocurriendo problemas mayores, reduciendo el tiempo de inactividad si tienen lugar averías y alargando la vida útil de su equipo, hace que no se tengan que lo actualizar los sistemas al completo antes de lo que es realmente necesario.

Son cinco los pasos que hay que seguir para que se produzca un control adecuado en la industria como veremos a continuación.

Planificar

La planificación ante la posible aparición de la obsolescencia se tiene que dar desde un principio. Lo mejor es que la gestión de la obsolescencia quede integrada en el plan del proyecto cuando se diseñan los sistemas, aunque frecuentemente se actualice con los sistemas operativos. De todas formas, es conveniente desarrollar un plan para abordar los problemas de obsolescencia, definir el alcance y los objetivos y asignar recursos, roles y responsabilidades. La información y las decisiones para cada uno de los pasos de la gestión de la obsolescencia deben registrarse y el plan debe ser aprobado y revisado regularmente por la alta dirección. En este sentido hay que tratar de ser inflexibles en cuanto al cumplimiento de la ruta a seguir.

Listar los materiales

Hay que tener bien claros cuáles son los componentes que van a estar bajo el control de la obsolescencia. Es importante considerar tanto las piezas del hardware de la empresa como los componentes del software. Se debe registrar toda la información de las partes, así como las cantidades y ubicaciones donde están ubicadas. Contar con una lista de materiales minuciosa proporciona numerosos beneficios para la gestión general de los sistemas de control, lo que permite una gestión de repuestos, gestión de conocimientos y habilidades más eficaz y decisiones dotadas de mejor información para inversiones en actualizaciones y mejoras.

Evaluación de riesgos e impacto de la obsolescencia

Desde un principio se deben evaluar todos los componentes para conocer el impacto potencial que provocaría la ausencia de cada uno de ellos. Ahí entran las implicaciones de seguridad, las operativas y de rendimiento, así como la facilidad y el impacto del uso de un sustituto.

Emplear estrategias

Las estrategias deben llevar aparejadas unas prioridades, en las que los componentes de mayor riesgo estén marcados para ser abordados primero. Hay dos estrategias principales que pueden emplearse: una estrategia de obsolescencia reactiva (que reacciona a los problemas cuando ocurren) y una estrategia de obsolescencia proactiva (desarrollar e implementar un plan por adelantado). La estrategia reactiva puede llevarse a cabo cuando los riesgos de obsolescencia son más bajos, el componente es fiable o los costes de una estrategia proactiva son inasumibles. Una estrategia reactiva podría implicar una búsqueda parcial de proveedores de segunda y tercera mano, la canibalización de otros sistemas o la revisión del diseño. Si bien una estrategia reactiva no implica costes iniciales, puede haber costes importantes como consecuencia de una interrupción no planificada o de obtener piezas de repuesto, y una estimación de estos costes debe considerarse como parte del proceso de planificación. Una estrategia proactiva reducirá la probabilidad de ocurra la obsolescencia o disminuirá el impacto cuando suceda. Se aconseja para componentes de mayor riesgo, especialmente cuando existen consideraciones de seguridad o cuando una estrategia proactiva es claramente rentable. Una estrategia proactiva podría involucrar una monitorización cercana de la obsolescencia que puede conducir a actualizaciones planificadas del sistema o compras de repuestos de por vida. Una estrategia proactiva tendrá costes asociados y estos deben estimarse cuando se realicen los presupuestos para garantizar una financiación suficiente para su posterior implementación.

Revisión y monitorización

Las estrategias de obsolescencia y sus cifras deben revisarse periódicamente. Las condiciones cambiantes pueden dar lugar a cambios en las estrategias, como que las partes no estén inesperadamente disponibles o que los fabricantes anuncien fechas obsoletas. Las cifras también deben actualizarse cuando se instalan nuevos sistemas o se llevan a término las actualizaciones planificadas. El proceso de gestión de obsolescencia debe ser monitorizado para asegurar la efectividad continua. Los indicadores se pueden medir para el número de casos de obsolescencia, uso de recursos, número de acciones correctivas exitosas y problemas de obsolescencia perdidos. Esa valiosa información se puede utilizar para demostrar la efectividad del proceso de gestión de obsolescencia y para asegurar la inversión continua.