Una automatización robótica de procesos (RPA, por sus siglas en inglés) consiste en encomendar a un robot de software la ejecución de tareas generalmente realizadas por humanos, tales como la entrada de datos, la manipulación de datos y archivos o el lanzamiento de impresiones, entre otras.
El objetivo general que se plantea en la implementación de una solución de automatización es liberar a los trabajadores de tareas repetitivas, tediosas y de bajo valor añadido para que puedan concentrarse en un trabajo de mayor valor.
En una RPA más avanzada, los robots de software pueden tomar decisiones de forma autónoma después de aprender o basándose en reglas predefinidas, y refinar su conocimiento utilizando Inteligencia Artificial.
Detrás de este objetivo general de liberar a los trabajadores se encuentran beneficios como reducir los plazos de entrega, minorar los costes, mejorar la calidad, reducir los errores y, de manera más general, mejorar la eficiencia de los procesos en cuestión. Cuanto más rápido se logren estos objetivos, mejor será el retorno de la inversión.
Condiciones para la implementación de una RPA
Los procesos candidatos para la implementación de una RPA básica deben presentar las siguientes características, en dos ejes. Por una parte, hay que tener en cuenta los términos de reducción de la carga humana y el retorno de la inversión. En este caso, deben contar con un componente manual fuerte pero de bajo valor agregado, ser rutinario y de repetición, y en grandes volúmenes. Por otra, hay que observar la viabilidad técnica teniendo en cuenta que se digitalicen los procesos, que sean estandarizados y con pocas variaciones, basados en reglas y que sean estables y longevos.
Los robots de software reemplazan a los humanos reproduciendo sus acciones, para relevarlos de tareas repetitivas, aburridas, sin interés intelectual y de bajo valor agregado. Cuanto más fuerte sea el componente manual reemplazable, mejor será el retorno de la inversión, al permitir el reposicionamiento de los trabajadores en tareas de mayor valor agregado o al eliminar un servicio subcontratado.
Los procesos candidatos deben activarse de forma rutinaria y/o repetitiva, en este último caso, cuanto más frecuentes, mejor. La razón obvia es el retorno de la inversión. Cuanto más reemplace una solución robótica a los humanos, más rápido será el retorno de la inversión.
En relación con la frecuencia y el volumen de trabajo mencionado anteriormente, el procesamiento y manipulación de grandes volúmenes de datos, archivos, número de tareas, etc. completa el retrato del robot de los procesos candidatos.
- Es probable que produzca errores
Los procesos muy repetitivos, de gran volumen y sin atractivo tienen más probabilidades de producir errores. De hecho, este tipo de actividad puede provocar aburrimiento, falta de atención o presentar dificultades especiales, particularmente relacionadas con la velocidad requerida para completar tareas cuando se procesan grandes volúmenes.
Los errores producidos pueden impactar negativamente en los clientes, la imagen de la empresa, el desempeño de los procesos, requerir acciones correctivas, posiblemente conducir a una pérdida en la facturación, margen o incluso la aplicación de sanciones.
Los procesos candidatos ya deben estar digitalizados, ser compatibles con un robot de software. Los procesos que siguen ligados al papel y lápiz son técnicamente incompatibles. Aun así, no es raro que el gerente de una fábrica maneje formularios en papel o gestione archivadores para almacenar documentación.
- Estandarizado, con pocas variaciones
Para la implementación de una RPA simple, los procesos previstos deben estar estandarizados y no presentar variaciones. La estandarización implica la descripción de las etapas del proceso que son observadas por los ejecutantes.
Un proceso cuya ejecución está vinculada a un conocimiento personalizado o que varía entre ejecutantes debe primero estandarizarse. Esta estandarización se beneficia de basarse en las mejores prácticas, es decir, de otorgar la mejor eficiencia general en la ejecución.
Las variantes en los procesos deben ser tomadas en cuenta por la automatización mediante la creación de diferentes robots o robots más complejos e inteligentes, capaces de manejar las diferentes variantes. Si aparecen variaciones con el tiempo, puede ser necesario editar los scripts o crear variaciones. Esto influye negativamente en el retorno de la inversión y potencialmente reintroduce la complejidad digital. Sería paradójico montar una RPA y tener que gestionar las variantes con actores humanos, cosa que podría hacer cuestionar la relevancia del uso inicial de RPA.
Además de la estandarización, los procesos candidatos deben basarse en reglas y ser trasladables a la programación de robots de software. Estos pueden confrontarse con opciones durante la ejecución del script.
Cuanto más se base este tipo de elección en reglas que no sean ambiguas y estén abiertas a la interpretación, más simple y confiable será la programación de RPA.
Los procesos candidatos deben ser estables y tener suficiente longevidad para justificar su automatización. La estabilidad significa poca o ninguna actualización necesaria durante un largo periodo de tiempo, por ejemplo un año después de que se inicia la automatización.
La longevidad o sostenibilidad es la vida útil predecible del proceso. Si es probable que desaparezca antes de un largo período de tiempo, que pueden ser 2 años, esto debe tenerse en cuenta al evaluar la relevancia de pasar el proceso bajo RPA y, si es necesario, para calcular el retorno de la inversión.
Un proceso puede desaparecer debido al desarrollo técnico, a una reingeniería, una modificación de disposiciones reglamentarias y por requisitos contractuales o normativos.
