Errores comunes al implementar proyectos de automatización de procesos

A medida que una empresa crece, su organización aumenta en tamaño y se adoptan nuevas tecnologías y, en consecuencia, la complejidad aumenta también. Para ayudar a la organización en la mejora de la eficiencia en todas sus áreas de trabajo, la implantación de la automatización de procesos será crucial para la realización de tareas realizadas de forma manual.  Esto puede incluir la automatización de tareas administrativas, la automatización de la producción en una fábrica o la automatización de procesos empresariales. Además de la eficiencia, la automatización de procesos permite reducir los errores y aumentar la velocidad de las tareas. Con la automatización de los procesos empresariales, se puede utilizar la integración punto a punto para que todas las aplicaciones funcionen juntas sin problemas, un factor clave para mejorar la calidad, velocidad y productividad en las empresas. Por ejemplo, realizar tareas de forma automatizada como la ejecución de pagos, la gestión de nóminas, la reposición de inventario, la digitalización de archivos o la contabilización de facturas, entre muchas otras, promueve el desarrollo orgánico de la entidad.   Sin embargo, al implementar la automatización de procesos estos son algunos de los mayores errores comunes que se producen: 

Falta de definición del proyecto

Uno de los principales errores tiene que ver con la definición de los procesos que deseamos automatizar en la empresa. Desde el inicio de la puesta en marcha del conjunto de transformaciones, los objetivos deben estar bien expuestos. No tener las metas y propósitos de forma clara es uno de los errores más frecuentes que cometen las empresas. Es importante contar con el respaldo de todos los empleados que laboran en las áreas donde se realizarán los cambios e informarles sobre el rol de la tecnología a partir de su implementación.  En ocasiones también pasa que se eligen procesos inadecuados, bien sea porque no son lo suficientemente repetitivos, entonces no generan el retorno esperado o porque son complejos. Con la automatización de procesos es mejor ir escalando de forma paulatina, automatizando procesos simples que permitan ir ganando experiencia, para luego acometer procesos más complejos. Por otro lado, es fundamental tener en cuenta cómo va a afectar a tu organización y sus equipos implantar la automatización, ya que la dinámica de trabajo se modificará completamente. 

Falta de comunicación

La falta de comunicación efectiva entre los miembros del equipo puede causar confusiones y errores en la implementación del proyecto. Resulta crucial establecer claramente las metas a las que queremos llegar y valorar si la automatización de determinados procesos nos ayuda en ese objetivo. No se trata de automatizar por automatizar, sino de automatizar para mejorar la organización en su conjunto. 

Necesidad de capacitación

Si los miembros del equipo no están capacitados en el manejo y control de la tecnología, es probable que cometan errores y que el proyecto se retrase. Cuando se implementan proyectos de automatización es muy importante que el equipo esté capacitado y conozca la herramienta a utilizar. Un equipo inmaduro sobreestima el ahorro de la utilización de las nuevas herramientas o métodos que a su vez lleva tiempo en aprender a usarlo y usarlo de la forma correcta. 

Falta de flexibilidad

No ser lo suficientemente flexible para adaptarse a cambios oportunos puede llevar a problemas en la implementación del proyecto. Además, la falta de flexibilidad puede resultar en soluciones ineficientes que requieran una reconfiguración completa para adaptarse a los cambios y puede requerir un esfuerzo adicional y un costo adicional.

Sobreestimación de las capacidades

Sobrestimar las capacidades de la automatización puede llevar a expectativas poco realistas y a problemas en la implementación del proyecto. Cuando no se tiene una comprensión profunda de los retos que implica el uso de automatización, las empresas se exponen a cometer importantes y costosos errores optimizando procesos, los cuales comprometen los resultados de productividad y las ventajas de transformación que esta tecnología puede ofrecer.

Falta de seguimiento y monitoreo

No monitorear y seguir el progreso del proyecto puede llevar a problemas no detectados que retrasen o impidan la implementación exitosa del proyecto. Por ejemplo, no planificar el mantenimiento y las actualizaciones del sistema automatizado puede llevar a problemas de seguridad y a una disminución de la eficiencia con el tiempo.

Falta de involucramiento de los usuarios finales 

No involucrar a los usuarios finales en el proceso de automatización puede llevar a una mala aceptación del sistema automatizado y a la resistencia al cambio. Si los usuarios finales no están involucrados, es posible que se implemente una solución que no satisfaga sus necesidades. También puede provocar que no haya suficiente atención a la calidad de los datos que se utilizan en la automatización.

Necesidad de hacer pruebas adecuadas

No realizar pruebas adecuadas del sistema automatizado puede llevar a problemas no detectados y a una implementación ineficiente. Si los errores en la automatización no se descubren durante las pruebas, pueden requerir un esfuerzo adicional para corregirlos después de la implementación, lo cual también puede resultar en un tiempo perdido en la corrección de problemas y fallas que podrían haberse identificado y resuelto durante las pruebas.

Falta de integración con sistemas existentes

No integrar el sistema automatizado con los sistemas existentes puede llevar a problemas de eficiencia y a una mala experiencia del usuario. La falta de integración puede requerir procesos manuales adicionales, lo que aumenta el tiempo y el coste, además de llevar a una ineficiencia en los procesos automatizados, ya que los datos y la información pueden no estar disponibles en tiempo real. Por otro lado, produce dificultades en la obtención de una visibilidad completa y precisa de los procesos y la información.

Mala gestión del cambio

La mala gestión del cambio puede afectar negativamente la implementación y la aceptación de la automatización de los procesos, y puede requerir un mayor esfuerzo y costos adicionales para solucionar problemas. Es por ello que desde el principio, es básico hacer partícipes a los empleados sobre los beneficios que les aporta la automatización en su día a día. La automatización de los procesos no reemplaza, sino que mejora procesos y permite al empleado desarrollar funciones mucho más estimulantes. 
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